Kényszer home office segédeszközök

Azoknak, akik mindig is az online térben tevékenykedtek (legyen az keresőoptimalizálás terület vagy webáruház tulajdonlás) a világ legtermészetesebb velejárója, hogy otthonról dolgozhatnak, divatosabb néven home office rendszerben keresik meg a mindennapit.

Én bő 15 éve dolgozom távmunkában, és tudom a home office mit jelent, a kezdetek kezdetén szembe is kellett nézzek kis falucskám rosszalló megjegyzéseivel, ugyanis azt terjesztették, munkanélküli vagyok. Ennyire ismeretlen fogalom volt a kétezres évek közepén, ha valaki távmunkában dolgozott.

Immár 2020 első három hónapját is lassan letudva, azzal szembesülhetünk, hogy a koronavírus járvány miatt sokan kényszerből dolgoznak otthonról, naponta több százszor röpköd a fogalom a médiában, és Sebestyén Balázs is legalább ötven alkalommal elmondja reggelente, hogy home office-ból rádióznak, így nem csoda a Google Trendekben istenesen kilőtt a kifejezésre a keresési forgalom.

Ezzel párhuzamosan pedig, hogy elindult az online oktatás a rendkívüli veszélyhelyzet miatt, a távoktatás vélemények is bőségesen megoszlanak, növelve a keresési forgalmat.

Home office – az otthoni munkavégzés írott és íratlan szabályai

Bizony az otthoni munkavégzésnek is vannak írott és íratlan szabályai. Az írott szabályokat a jog biztosítja, főleg ilyen rendkívüli helyzetben, amikor kényszer szülte a lehetőséget. Az íratlan szabályokat pedig mi magunk, a home office rendszerébe bekerülők alkotjuk.

Természetesen vannak, akik irigyelt lehetőségként tekintettek arra, hogy otthonról dolgozzanak. Fontos azonban megjegyezni, hogy itt sincs ám kolbászból a kerítés.

Gyakorlott távmunkások tegyék fel a kezüket, akik nem küzdöttek még az időmenedzsment problematikájával, a „csak még 5 percet pihenek”, a „ma inkább pizsamában dolgozom” üdvözítő, ám hosszabb távon igen káros sóhajával. Valamint sok esetben nem lehet elválasztani a munka és a magánélet alattomosan összefolyó kémiai vegyületeit.

Természetesen, nem az észt osztani ragadtam billentyűzetet, azt megtették már – mióta az ország jelentős része már, aki munkaköréből kifolyólag megteheti otthonról dolgozik – a bulvárlapok és nagy magazinok döntő többsége.

Csak úgy záporoznak a tippek és trükkök, hogyan éld túl szingliként, párkapcsolatban, gyerekekkel felszerelve, és kutyával, macskával a home office „gyötrelmeit”.

Egy dolgot viszont ritkán látok leírva. A távmunka általában több emberes feladat, ugyanúgy tartani kell a kapcsolatot, kisfőnökkel, nagyfőnökkel, kollégákkal, vagy ügyfelekkel, döntéseket kell hozni, jóvá kell hagyni, vagy végre kell hajtani feladatokat!

Viszont, míg ennek nagy részét szemtől szembe tettük, és a kommunikáció gördülékenységére jócskán rásegítettek a metakommunikációs eszközeink, addig most mindennek döntő többségét írásban, telefonon, skypeon, viberen stb. kell megoldani.

Az esetek jelentős részében videókapcsolat nélkül, vagy legalábbis egészen biztos vagyok benne, hogy nincs mindig idő kamerát kapcsolni, se szükségét nem érzik a felek (különben is lassítja az internetet).

Ebből kifolyólag a legfontosabb dolog, amire törekedni kell, hogy otthonról dolgozni az összes félnek öröm legyen, az nem más, mint a tűpontos kommunikáció!

Legyen az szóbeli vagy írásbeli, ha szóbeli, akkor annak pedig legyen egy írásbeli változata is!

Egész komoly összeget mernék rátenni, ha fogadni kéne, hogy mindazok, akik most tanulják, milyen otthonról dolgozni – még, ha ez csak egy átmeneti állapot is – első napokban így vagy úgy, de szembesültek ezzel a problémával.

Mivel a címben is jeleztem, hogy több, nagyszerű segédeszközt – videókonferencia appot – szeretnék bemutatni, ami jó szolgálatot tehet ezekben az izolációs időkben, következzenek:

Google Hangouts

Ugye a Google Hangouts már régóta velünk van, és egyszerre 10 résztvevőt is támogat, ráadásul teljesen ingyenes, csupán egy Gmail fiók kell hozzá.
A konferenciákon nincs időkorlát, addig beszélünk, ameddig csak akarunk. Az ingyenes verzióban link vagy email segítségével is csatlakozhatnak résztvevők.

A fizetős G Suite és G Suite for Education típusokban már akár 250 ember is részt vehet egyszerre egy beszélgetésben. Továbbá akár 100 000 néző számára is streamelhetjük azt, amit csinálunk, valamint rögzíthetjük és elmenthetjük a konferenciákat Google Drive-ra is.

A Hangouts-nak van külön okostelefonos alkalmazása, de böngészőben is használható. Maga a Google is ezen keresztül érintkezik már évek óta a webmesterekkel.

CISCO Webex Meetings

A CISCO Webex Meetings szintén népszerű választás, ha online konferenciákról van szó.
Első sorban a nagyobb létszámoknál szokták használni, mivel 100 résztvevőt támogat ingyenesen. Ez egy minimalisztikus alkalmazás, semmi extra, csupán videókonferenciák lebonyolítására alkalmas, de arra kifejezetten jó.

Az ingyenes fiókhoz jár 1 GB online tárhely, a konferenciákon pedig nincs idő limit. A résztvevők megoszthatják képernyőjüket, fájlokat és fel is vehetik a konferenciát. A CISCO Webex Meetings-nek is van okostelefonos és asztali alkalmazása is.

Skype

A listából természetesen nem maradhat ki a jó öreg Skype sem, habár vannak már jobb alternatívák videókonferenciákra.
Hanghívás esetén 25 résztvevővel bonyolíthatunk beszélgetést, videóhívásokban pedig 10 személy vehet részt, amennyiben a Busniess verziót használjuk, e fölött már fizetős.

A Skype apró hátránya, hogy mindenkinek le kell töltenie az alkalmazást és regisztrálnia is kell egy Skype fiókot. A beszélgetések felvehetők és online tárhelyen kerülnek elhelyezésre 30 napig.

Zoom Meetings

A Zoom Meetings sokaknak ismerősen csenghet. Ingyenes verziójában egyszerre akár 100 ember is részt vehet egy videókonferencián, azonban az időlimit 3 résztvevő felett csak 40 perc, utána újra kell indítani a session-t.

A Zoom-ot főleg vállalkozások számára fejlesztették ki. A Zoom-ot érdemes asztali alkalmazáson keresztül használni, mivel úgy a legegyszerűbb.
Van benne képernyő megosztás, audio megosztás, tábla, párokba rendezés és sok egyéb hasznos dolog, ezért első sorban talán a jelenlegi kényszer-távoktatásban ajánlott leginkább oktatásra.
Hogyan indítsunk el egy Zoom meeting-et?
A Zoomnak van ingyenes és fizetős verziója is. Előszeretettel alkalmazzák tanárok, home office-ban dolgozók és csevegni vágyók is, mivel interaktív és egyszerűen használó felülete egyszerűsíti a kommunikációt és a munkát is.
Telepítése és üzembe helyezése kifejezetten egyszerű, használatához pedig egy kamera és egy mikrofon ajánlott, ami ma már minden laptopban van.
A Zoom-ot legérdemesebb asztali klienssel használni, itt is letöltheted.

Telepítés után lehetőség van Zoom fiókkal regisztrálni, de beléphetünk Google fiókkal, Facebook-al is. Ha bejelentkeztünk, akkor megkezdhetjük a Zoom használatát.

Létrehozhatunk azonnal egy új meetinget (New Meeting), csatlakozhatunk más meeting-jéhez (Join), időzíthetünk is meeting-et (Schedule Meeting), továbbá gyorsan megoszthatjuk képernyőnket is valakivel.

A Zoom-ba belépve mindig kapunk egy ID-t, avagy azonosítót, mely általában egy 9 számjegyű sorozat 3-3-3 elrendezésben.
Új meeting létrehozásakor általában jelszóval is ellátja a rendszer a session-t, ezt majd a meeting ablakban lehet megtekinteni.

Ha valaki csatlakozni akar meetingünkhöz, akkor meg kell adni neki a 9 számjegyű azonosítót, továbbá a jellemzően 6 számjegyű jelszót. A Zoom legnagyobb előnye, hogy rengeteg különböző módon oszthatunk meg benne tartalmakat.

A Share Screen (képernyőmegosztás) funkcióval minden résztvevő számára megoszthatjuk egy alkalmazás ablakát, egy böngészőablakot vagy egy dokumentum képét.

Ahogy fentebb írtam tanárok számára a Zoom szintén hasznos, ugyanis van benne tábla funkció is, melyre lehet írni, rajzolni.

A Zoom-ban van chat ablak is, ahova fájlokat is fel lehet tölteni, továbbá lehetőség van a résztvevőket külön szobákba (Breakout Room) tenni például páros munkához. Lejátszhatunk hanganyagot a gép hangján keresztül is (Share Computer audio).
Néhány funkció csak a fizetős formában érhető el, és az ingyenes verzió alapesetben csak limitált ideig engedi a meetinget, ami után új session-t kell csinálni.

Kezdetnek mindenesetre érdemes lehet kipróbálni, ha a Skype vagy a Messenger már nem az igazi.

A Zoom kifejezetten praktikus lehet home office-ban közös munkához és online csoportos oktatások szervezéséhez, a meetingeket pedig rögzíteni is lehet, hogy később visszanézhessük őket. Talán így egy kicsit visszalehet idézni a munkahelyi körülményeket, és gördülékenyebb tartani a kapcsolatot.

Ugyanakkor, ha munkáról, kommunikációról esik szó, ne felejtsük el a jó öreg emailezést sem. Mi, akik home officeban tevékenykedünk évtizedek óta, belátjuk a munkaközösséghez szokott embertársainknak kifejezetten teher lehet otthonról végezni a munkát.

Mindenkinek kitartást kívánunk!

Ahhoz, hogy weboldalad továbbra is jó helyen legyen a Google-ban, és a veszélyhelyzet után helyreálljon mindenkinek a maga gazdasági stabilitása a keresőoptimalizálás és PPC hirdetésekre addig is szükség van!